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Assistant(e) de direction / Executive Assistant

Paysafe

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Administration
Posted on Monday, February 12, 2024

La version anglaise suivra – English version will follow

QUI SOMMES-NOUS?
Paysafe Limited (« Paysafe ») (NYSE: PSFE) (PSFE.WS) est une plateforme de paiement spécialisée de premier plan. Son objectif principal est de permettre aux entreprises et aux consommateurs de se connecter et d’effectuer des transactions sans accroc grâce à des capacités de pointe dans le domaine du traitement des paiements, des portefeuilles numériques et des solutions de paiement en ligne. Avec plus de 20 ans d’expérience dans le domaine du paiement en ligne, un volume transactionnel annualisé de 92 milliards de dollars US en 2020 et environ 3,400 employés répartis dans plus de 12 emplacements dans le monde, Paysafe permet aux entreprises et aux consommateurs d’effectuer des transactions en offrant 70 types de paiements et dans plus de 40 devises à travers le monde. Distribuées au moyen d’une plateforme intégrée, les solutions Paysafe sont axées sur les transactions mobiles, les analyses en temps réel et la convergence entre les paiements en personne et en ligne. De plus amples informations sont disponibles sur le site www.paysafe.com

VOTRE CARRIÈRE AU SEIN DE PAYSAFE
Un réseau unique, pour un partenariat unique. Pour Paysafe, ce n’est pas seulement notre modèle économique: c’est aussi notre état d’esprit. Rejoindre Paysafe, c’est rejoindre les 3000 membres d’une équipe de renommée mondiale, qui propulse notre entreprise vers de nouveaux sommets au quotidien. Nous ne vous cachons pas que nous travaillons beaucoup, mais nous jouons encore plus. Nous nous engageons à vous accompagner dans votre développement personnel et professionnel. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre en rejoignant Paysafe.

Nous offrons:

  • Couverture d’assurance collective jour 1
  • Vacances et jours personnels
  • REER collectifs
  • Un processus d’évaluation continue moderne
  • Culture dynamique et engagée
  • Concept de bureaux ouverts avec une vue spectaculaire sur la ville de Montréal!
  • Cédule de travail flexible et hybride (à distance/au bureau)

CE QUE VOUS FEREZ

Paysafe est actuellement à la recherche d’une assistante ou d’un assistant de direction pour se joindre à notre équipe Technologies de l’information à Montréal. Il s’agit d’un contrat de 12 mois pour un remplacement de congé de maternité.

En tant que personne idéale, vous assurerez un excellent soutien et service pour les demandes quotidiennes aux fins d’affaires provenant de notre vice-président principal aux opérations technologiques à Montréal. Pour réussir dans ce poste, vous devez avoir un bon sens de l’organisation, avoir le souci du détail, être une personne méticuleuse et être en mesure de bien vous adapter dans un environnement à rythme rapide. Vos principales responsabilités comprennent notamment les suivantes :

Fonctions administratives:

  • Gérer et planifier les calendriers professionnels et personnels, les réunions et la coordination des ordres du jour.
  • Préparer les réunions internes et externes pour le vice-président principal aux opérations technologiques. Coordonner et envoyer les invitations et les ordres du jour des réunions aux participants, réserver les salles de réunion, fournir les ressources informatiques et les rafraîchissements en vue d’assurer une animation efficace des réunions dans plusieurs fuseaux horaires.
  • Être le « gardien » et le « point d’entrée » en ayant accès directement au calendrier et au bureau du vice-président principal aux opérations technologiques. Sélectionner et prioriser les appels entrants et la correspondance, dont les courriels; consulter ses collègues et/ou préparer les réponses, s’il y a lieu.
  • Mettre à jour et organiser les listes de contacts et les listes de distribution.
  • Participer aux réunions, rédiger les procès-verbaux ou faire un suivi au sujet des points prioritaires, sur demande.
  • Assurer la confidentialité des renseignements liés à l’entreprise, à l’équipe et aux dirigeants. Assurer le traitement approprié de l’information.
  • Remplir et traiter les rapports de dépenses d’entreprise pour le vice-président principal aux opérations technologiques et les subordonnés directs sélectionnés, sur demande. Approuver les rapports de dépenses des employés au nom des dirigeants, sur demande.
  • Gérer et organiser la remise de cadeaux de reconnaissance et la tenue de célébrations.
  • Coordonner les déplacements à plusieurs arrêts (dont l’avion, le train, le service de voiture privée), nécessitant souvent des changements d’horaire continus et autres changements, en assurant la conformité avec les politiques de déplacement de l’entreprise. Effectuer les réservations de déplacement pour le vice-président principal aux opérations technologiques et les subordonnées directs sélectionnés, sur demande. Approuver les demandes de déplacement pour les subordonnés directs, sur demande de la ou du gestionnaire.
  • Rédiger, réunir, signer, modifier et classer la correspondance, les rapports et autres documents, et réunir, signer, modifier et classer les dossiers d’entreprise.
  • Établir et maintenir des systèmes de classement électronique organisés et efficaces.
  • À l’occasion, offrir du soutien administratif professionnel aux autres dirigeants des TI, sur demande.
  • Planifier, coordonner et organiser les événements de service ou d’équipe en personne et virtuels, y compris le transport, la location, le traitement des paiements, et superviser toutes les activités. Les événements peuvent comprendre les soupers, les réunions du personnel, les événements hors site, les activités sociales et les événements de reconnaissance.
  • Effectuer la gestion de la loge d’entreprise, y compris la gestion des billets, l’établissement d’un calendrier de planification des hôtesses d’accueil pour les événements, assurer la liaison avec les parties externes et internes pour l’établissement et le maintien de calendriers partagés et gérer les dépenses connexes, les paiements et les factures.


CE QUE NOUS RECHERCHONS
Scolarité et qualifications :

  • CÉGEP en administration ou études dans un domaine d’études équivalent
  • Au moins 5 ans d'une solide expérience en matière de soutien administratif et personnel destiné aux cadres supérieurs de haut niveau dans un environnement exigeant et au rythme soutenu
  • Expérience préalable dans la réservation et la préparation d'itinéraires de déplacement et dans la gestion des notes de frais
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et bonne connaissance pratique du français
  • Excellentes compétences administratives et organisationnelles et grand souci du détail
  • Très bonne maîtrise de la suite MS Office et de MS Outlook
  • Capacité à réfléchir rapidement et à résoudre les problèmes
  • Capacité de gérer plusieurs tâches simultanément, hiérarchiser les demandes qui arrivent et travailler avec un encadrement minimal
  • Un grand sens des responsabilités et des tâches pour tous les livrables
  • Capacité à faire preuve de tact et de discrétion et à maintenir la confidentialité à tout moment

Paysafe offre des chances égales en matière d'emploi à tous les employés et demandeurs d'emploi et interdit toute discrimination fondée sur l'origine ethnique, la religion, l'âge, le sexe, l'origine nationale, le handicap, l'orientation sexuelle, l'identité ou l'expression sexuelle, ou toute autre caractéristique protégée. Cette politique s'applique à toutes les conditions de recrutement et d'emploi. Si vous avez besoin d'ajustements raisonnables, veuillez nous le faire savoir. Nous nous ferons un plaisir de vous aider, et nous nous réjouissons d'avoir de vos nouvelles


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WHO WE ARE
Paysafe (NYSE: PSFE) (PSFE.WS) is a leading payments platform with an extensive track record of serving merchants and consumers in the global entertainment sectors. Its core purpose is to enable businesses and consumers to connect and transact seamlessly through industry-leading capabilities in payment processing, digital wallet, and online cash solutions. With over 20 years of online payment experience, an annualized transactional volume of over $130 billion in 2022, and approximately 3,300 employees located in 12+ countries, Paysafe connects businesses and consumers across 100 payment types in over 40 currencies around the world. Delivered through an integrated platform, Paysafe solutions are geared toward mobile-initiated transactions, real-time analytics and the convergence between brick-and-mortar and online payments. Further information is available at www.paysafe.com

LIFE AT PAYSAFE
One network. One partnership. At Paysafe, this is not only our business model; this is our mindset when it comes to our team. Being a part of Paysafe means you’ll be one of over 3300 members of a world-class team that drives our business to new heights every day. Committed to your personal and professional growth, here’s what you can expect at Paysafe:

We offer:
• Insurance coverage as of Day One
• Paid vacation and personal days
• RRSP matching

• A modern Continuous Performance Process approach
• A dynamic and engaged culture
• Open-concept workspace with spectacular views of the city!
• Flexible and hybrid work schedule (remote/in-office)


WHAT YOU’LL BE DOING
Paysafe is currently searching for an experienced Executive Assistant to join our Technology team in Montreal. This is a 12-month contract replacing a maternity leave.

As the ideal candidate, you will provide excellent support and service for daily business requests to our SVP Technology Operations based in Montreal. To succeed in this role, you must be organized, detailed oriented, meticulous and must be able to cope well in a high-pressure and dynamic environment. Your main responsibilities will include but are not limited to the following:

Responsibilities:

  • Managing and scheduling business and personal calendars, meetings, and coordinating agendas
  • Preparing internal and external meetings for the SVP. Coordinating and sending meeting invitations and agendas to attendees, booking meeting rooms and arranging IT resources and refreshments in support of efficient meetings facilitation across several time zones.
  • Provides “gatekeeper” and “gateway” role, screening direct access to the executive’s time and office. Screening and prioritizing incoming calls and correspondence including e-mails; refers to others and/or prepares responses when appropriate
  • Updating and organizing contact lists and necessary distribution lists
  • Attending meetings and take minutes or actionable items upon request
  • Maintaining confidential information for the business, team, and leadership. Ensuring information is handled appropriately.
  • Completing and processing business expense reports for SVP and select direct reports upon request. Approving employee expense reports on behalf of executives upon request.
  • Manage and organize recognition items and celebratory events.
  • Coordinating multi-leg travel (including flights, trains, car service), often requiring continuous changes and rescheduling, ensuring compliance to travel policies. Travel booking for SVP and select direct reports upon request. Approving travel for direct reports upon manager’s request.
  • Composing, assembling, signing, editing, and filing correspondence, corporate records, reports, and other documents
  • Developing and maintaining organized and efficient electronic filing systems
  • Occasionally offer reliable and thorough administrative support to other IT executives upon request
  • Planning, coordinating, and owning in-person/virtual department or team events, including transportation, rentals, handling payments, and overseeing all details. Events may include dinners, all-hands, offsites, social and recognition events.
  • Log Management including ticket management, scheduling Hostesses for events, liaising with external and internal parties for scheduling, maintain shared calendar and manage related expenses, payments, and invoices.


Internal Communications:

  • Scheduling meetings to review requirements for internal communications with different department heads or team leads within IT Operations departments
  • Drafting, editing, translating, reviewing, and finalizing comms for IT Operations departments
  • Deliver communications and reminders across select or all offices and ensuring receipt
  • Managing and filing communications templates that adhere to company branding
  • Meeting and collaborating with communications specialists across the organization
  • Juggle urgent and ad-hoc request with administrative duties

WHAT WE’RE LOOKING FOR

  • CEGEP degree in Administration or studies in an equivalent field
  • Minimum of 5 years of experience providing strong administrative and personal support to top level senior management in a fast-paced and demanding environment
  • Previous experience booking and coordinating travel itineraries and managing expense reports
  • Excellent written and oral communication skills in English and strong working knowledge of French
  • Excellent administrative and organizational skills and strong attention to detail
  • Very proficient at using MS Office Suite and MS Outlook
  • Quick thinker with strong problem-solving abilities
  • Ability to manage multiple tasks simultaneously, prioritize incoming requests and work with minimal supervision
  • Task-oriented and highly accountable for all deliverables
  • Ability to use tact and discretion and maintain confidentiality at all times

Paysafe provides equal employment opportunities to all employees, and applicants for employment, and prohibits discrimination of any type with regard to ethnicity, religion, age, sex, national origin, disability status, sexual orientation, gender identity or expression, or any other protected characteristics. This policy applies to all terms and conditions of recruitment and employment. If you need any reasonable adjustments, please let us know. We will be happy to help and look forward to hearing from you

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